[KPI BSC] Cách làm việc hiệu quả?

by SupportAdmin 2018-12-15 | 225 Xem

Cách làm việc hiệu quả?

Chúng ta có quá nhiều việc cần làm nhưng mỗi ngày chỉ có 24 giờ để hoàn thành tất cả chúng. Việc cố gắng tăng khối lượng công việc không thực sự đem lại kết quả tốt nhất. Làm nhiều việc hơn đồng nghĩa bạn sẽ làm nhiều việc không quan trọng hơn. Kết quả, bạn sẽ bị quá tải và căng thẳng.

Tại sao ít lại hiệu quả?

Quy tắc 1: Tự đặt giới hạn
Bằng cách tự đặt giới hạn cho bản thân, chúng ta buộc phải lựa chọn việc quan trọng. Dù làm bất kì việc gì, hãy học cách đặt giới hạn cho mình.

Quy tắc 2: Lựa chọn việc cần thiết
Khi lựa chọn việc cần thiết, chúng ta có thể tạo tác động lớn với nguồn lực nhỏ. Luôn chọn những việc cần thiết để tối đa hóa thời gian và sức lực.

Lựa chọn công việc có tác động lớn nhất.
Lựa chọn làm ít việc đi nhưng tạo tác động lớn hơn. Điều gì khiến một việc trở nên quan trọng? Ví dụ: nó khiến bạn được công nhận trong thời gian dài, giúp bạn kiếm nhiều tiền trong thời gian dài, có khả năng thăng tiến trong công việc, v.v.

Để xác định việc quan trọng, đầu tiên rà soát danh sách công việc cần làm. Tự hỏi bản thân tác động của việc đó kéo dài qua tuần này hoặc tháng này không? Việc đó phục vụ cho mục tiêu dài hạn không? Nếu câu trả lời là có, đó là việc có tác động lớn.

Một cách khác để xác định việc quan trọng nhất: đánh giá mục tiêu, xác định bạn muốn hoàn thành việc gì trong năm tới. Lên kế hoạch để mỗi ngày bạn tiến gần hơn tới mục tiêu dài hạn.

Đặt giới hạn cho mọi việc trong cuộc sống

Đầu tiên, tự hỏi bản thân những câu hỏi dưới đây:

Cuộc sống của bạn đang quá tải ở đâu?

Bạn muốn đơn giản hóa việc gì?

Bạn có muốn giới hạn số tài sản bạn có, thông tin bạn nhận được hoặc trách nhiệm bạn đảm nhận không?

Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều email trong hộp thư đến, hãy đặt giới hạn: chỉ kiểm tra hòm thư 2 lần 1 ngày và trả lời 5 mail/lần. Bằng cách này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và chỉ giải quyết những mail quan trọng.

Nghệ thuật đặt giới hạn

Nhiều người trong chúng ta sống không có giới hạn, chúng ta có quá nhiều thứ để làm, quá nhiều thông tin, quá nhiều việc hỗn độn, quá nhiều giấy tờ . Không đặt cho mình giới hạn, bạn sẽ trở thành kẻ yếu thế. Học cách tập trung bằng đặt ra những giới hạn, bạn sẽ nâng cao khả năng của mình.

Những giới hạn giúp bạn như thế nào?

Giới hạn giúp đơn giản hóa mọi thứ, cuộc sống trở nên dễ kiểm soát hơn và ít căng thẳng hơn.

Nó giúp bạn dành hết công sức vào ít công việc hơn.

Nó cũng giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng.

Giới hạn giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn bằng cách chỉ tập trung vào những việc cần phải làm.

Nó cũng cho mọi người thấy thời gian của bạn là vàng. Họ sẽ trân trọng thời gian của bạn.

Giới hạn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Đặt giới hạn cho việc gì?
Mọi thứ trong cuộc sống của bạn đều có giới hạn của nó, bạn không cần thay đổi toàn bộ cuộc sống ngay lập tức. Đầu tiên, hãy bắt đầu với 1 việc như email, thời gian sử dụng điện thoại, dự án, blog bạn theo dõi, thời gian lên mạng hoặc đơn giản là những thứ trên bàn của bạn.

Làm thế nào để đặt giới hạn
Phân tích mức độ sử dụng hiện tại và lựa chọn mức thấp hơn mà bạn chấp nhận được.
Thử nghiệm trong 1 tuần và tiếp tục phân tích liệu mức giới hạn đó đã phù hợp với bạn chưa.
Nếu chưa, bạn hãy điều chỉnh lại và tiếp tục thử nghiệm trong 1 tuần.
Bạn hãy cứ làm như vậy cho đến khi tìm ra được mức giới hạn phù hợp nhất và biến nó thành một thói quen.

Lựa chọn điều cần thiết và đơn giản hóa

Khi bạn biết điều gì là cần thiết, bạn có thể giảm những dự án, công việc, lượng thông tin, cam kết, hay những việc nhỏ nhặt khác. Việc bạn cần làm là gạt bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết.

Một loạt câu hỏi – lựa chọn việc cần thiết
Những giá trị của bạn là gì?

Bạn có đặt mục tiêu không?

Bạn yêu thích điều gì?

Xác định những thứ quan trọng nhất với bạn.

Việc nào có tác động lớn nhất?

Đâu là tác động dài hạn nhất?

Những điều bạn cần và những điều bạn muốn

Loại bỏ những việc không cần thiết

Tiếp tục điều chỉnh

Lưu ý: Bạn không chỉ lựa chọn việc cần thiết 1 lần duy nhất. Bạn phải làm việc đó thường xuyên khi có nhiều thứ mới, khi giá trị và mục tiêu của bạn thay đổi và khi bạn nhận ra bạn có thể sống đơn giản hơn.

Quy tắc 3: Đơn giản hóa – Loại bỏ việc không cần thiết
Khi bạn xác định được việc cần thiết, rất dễ để đơn giản hóa – bạn chỉ cần gạt những việc không cần thiết sang một bên. Mặc dù càng ít khó khăn, bạn càng làm được nhiều việc hơn nhưng khi triển khai, không phải lúc nào cũng “thuận buồm xuôi gió”.

Mục tiêu đơn giản

Quy tắc 4: Sự tập trung là công cụ quan trọng nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Sự tập trung là yếu tố quan trọng nhất quyết định liệu bạn có đạt được mục tiêu hoặc tiếp tục xây dựng thói quen mới không. Hãy duy trì sự tập trung vào các mục tiêu và các thói quen tốt. Tập trung vào hiện tại cũng giúp bạn rất nhiều: giúp bạn giảm căng thẳng và tận hưởng cuộc sống trọn vẹn hơn. Chỉ tập trung vào việc trước mắt và tập trung vào điều tích cực. Ý thức những suy nghĩ tiêu cực và thay thế chúng bằng những suy nghĩ tích cực.

Chia nhỏ công việc
Làm nhiều việc cùng lúc kém hiệu quả hơn bởi bạn cần thay đổi kỹ năng, cách thức làm việc liên tục. Nó phức tạp và khiến bạn bị căng thẳng, dễ mắc lỗi. Để không phát điên vì làm nhiều việc cùng một lúc, chúng ta cần tìm một nơi tách biệt với thế giới ồn ào ngoài kia để bình tâm lại.

Thay vì làm như vậy, bạn nên làm từng việc một. Điều đầu tiên cần làm mỗi sáng là xử lý những việc quan trọng nhất. Đừng làm bất kì việc khác cho đến khi mọi thứ được hoàn thành. Tránh tất cả những thứ khiến bạn sao lãng như tắt âm báo email, điện thoại, v.v. Đừng vội kiểm tra mail, chỉ tập trung vào công việc trước mặt. Khi bạn hoàn thành, cập nhật lại danh sách việc cần làm và xử lý email.

Tập trung vào hiện tại
Khi bạn ăn, hãy tập trung vào ăn. Chỉ làm 1 việc 1 lúc.

​Tự ý thức, đặc biệt là suy nghĩ của bạn.

Tập thể dục, chỉ tập trung vào bài tập.

Lập thời gian biểu mỗi ngày.

Đặt nhắc nhở.

Nhớ rằng, không có thất bại chỉ có những thành công nhỏ. Hãy ăn mừng những thành công nhỏ như thế.

Xây dựng thói quen mới và sức mạnh của ít thách thức hơn

Quy tắc 5 – Xây dựng thói quen mới để cải thiện lâu dài
Cách duy nhất để bạn xây dựng thói quen lâu dài đó là áp dụng quy tắc có ít đi: tập trung 1 thói quen trong 1 tháng. Lựa chọn 1 thói quen, viết kế hoạch thực hiện, đăng mục tiêu của bạn cho mọi người biết và cập nhật tiến độ mỗi ngày. Khi hoàn thành, hãy ăn mừng vì bạn có thói quen mới!

Đảm bảo bạn chọn việc có thể đo lường, như vậy bạn mới đánh giá được bạn đang làm như thế nào, giữ thái độ kiên định và tích cực và hãy nhớ bạn có thể gặp thất bại!

Bắt đầu nhỏ

Quy tắc 6 – Bắt đầu thói quen mới theo từng phần nhỏ để đảm bảo bạn thành công
Bắt đầu nhỏ sẽ giúp thu hẹp mục tiêu, duy trì năng lượng và sự nhiệt huyết của bạn giúp bạn có bước đi dài hơi hơn. Bạn cũng sẽ dễ xoay sở hơn, đồng nghĩa bạn đạt được thành công dễ hơn. Những thay đổi nhỏ dần dần có thể tạo tác động lâu dài.

Một ví dụ đơn giản nếu bạn muốn dậy sớm mỗi sáng, hãy bắt đầu bằng việc dậy sớm hơn 15’ mỗi ngày thay vì 1h.

---

Nền tảng Kpibsc.com là gì?

Kpibsc.com là Nền tảng Quản lý chiến lược và đo lường hiệu quả hoạt động chuyên nghiệp bằng KPI theo BSC trên Cloud.

TOP